Nove maneiras de reduzir custos com consultoria de outsourcing

Serviços de consultoria em projetos de TI são valiosos, mas, muitas vezes, podem ser caros. Se os líderes de tecnologia da informação não forem cuidadosos, o custo para contar com a assistência de terceiros na criação de serviços de TI pode ficar fora do controle.

No entanto, existem maneiras de limitar os gastos com consultoria. "Embora as empresas de consultoria falem sobre seus processos únicos e riqueza de experiência, não se pode esquecer que eles são mão de obra qualificada temporária", diz Adam Strichman, fundador da consultoria de outsourcing Sanda Partners. "A moral da história é que ele pode ser feito com menos consultores, se você puder contar com o esforço interno”, observa.

Veja abaixo nove dicas para frear os honorários de consultoria em seu próximo compromisso de terceirização.

1. Defina claramente suas expectativas

"Geralmente, ao buscar um provedor de outsourcing as pessoas solicitam o request for proposal (RFP) [solicitação de proposta técnica/comercial para aquisição de algum produto ou serviço]", aponta Mark Ruckman, consultor de outsourcing da Sanda Partners. "O cliente e o consultor precisam ser claros sobre expectativas e tempo antes de o processo de RFP começar. Caso contrário, a empresa terá aumento de escopo, o que pode gerar insatisfação”, aconselha. 

Negócios simples e diretos podem consumir cerca de um mês para serem fechados. Já os de médio porte podem demandar de dois a três meses, e os negócios acima de 500 milhões de dólares ou até mais podem levar de quatro a nove meses.

2. Pessoas certas no lugar certo

Um contrato de terceirização vai exigir o trabalho de dois a sete profissionais em tempo integral. A maioria dos departamentos de TI não pode se dar ao luxo de direcionar muitas pessoas para algumas tarefas por muito tempo. Por isso, empresas solicitam a ajuda de consultores. 

No entanto, apenas um ou dois deles são profissionais realmente qualificados em serviços de TI, diz Strichman. "Os demais auxiliam na montagem de informações financeiras. A maioria de suas tarefas podem ser feitas por qualquer pessoa."

Considere tomar o mesmo cuidado que dentro de casa. "Muitas pessoas têm lidado com as questões de terceirização de TI", lembra Strichman. "Até mesmo empresas de médio porte geralmente têm pessoal interno com grande riqueza de experiência. A companhia pode encontrá-los e redirecioná-los."

3. Assuma o controle

Quando Honório Padron era um cliente de outsourcing, era fã do modelo "lift and shift”, no qual os atuais processos da companhia são movidos do alto custo para custo baixo, mas a transformação do negócio é pouca ou nenhuma.

"Dê tudo para os consultores e, em seguida, para as empresas de terceirização. Mas 80% dos negócios têm desempenho abaixo do ideal", diz Padron, agora líder global da prática de serviços do Hackett Group. "O segredo não está nos incentivos corretos ou conhecimentos em vigor”, afirma o executivo. Por isso, ele aconselha nomear um funcionário interno para que ele fique encarregado do processo de seleção de terceirização.

4. Apresentações

Cuidado com o PowerPoint “buraco negro”. "Muitas empresas exigem camada sobre camada de envolvimento de executivos [em um acordo de outsourcing], cada uma exigindo novas apresentações", diz Strichman da Sanda Partners. "É muito fácil para os consultores tomarem a frente dessa tarefa, que consome tempo enorme”, diz.

5. Contrate você mesmo

Os líderes de TI que embarcam em grandes negócios de terceirização ou compromissos com vários provedores devem considerar a contratação de seus próprios especialistas em serviços de TI em tempo integral.

"Se você puder encontrar alguém que viveu a situação, ele pode ser caro no curto prazo", diz Scott Holland, diretor do grupo de transformação de TI no Hackett Group. "No longo prazo, ele vai se pagar”, completa. Apenas certifique-se de que eles têm a oportunidade de ficar atentos às tendências do mercado, informa Padron.

6. Identifique e escolha

Consultores de terceirização podem dizer que eles fornecer mais valor ao projeto se permanecerem engajados em todo o processo. Se você quiser manter a economia, não adote essa estratégia, aconselha Strichman da Sanda Partners. “Informe que você precisa de ajuda e qual é o seu orçamento, e eles vão ajuda-lo", diz ele.

7. Faça primeiro, contrate depois

"Uma abordagem interessante que não tem sido amplamente aceita pelo mercado é o cliente negociar o melhor acordo com o provedor de terceirização, e, então, os consultores entrar e ajustar o preço e as condições e descobrir as armadilhas", diz Ruckman da Sanda Partners. Essa movimentação vai reduzir os custos de consultoria, mas pode ampliar o tempo para concluir o acordo de serviço.

8. Considere estabelecer um preço fixo

Algumas consultorias, e até mesmo alguns escritórios de advocacia, oferecem serviços de consultoria em outsourcing a um preço fixo. Problemas inesperados vão surgir, e a organização terá de pagar depois para poder arrumá-los. "Mas no final, a companhia vai gastar muito menos do que as horas trabalhadas", diz Strichman da Sanda Partners.

9. Escolha sabiamente

"Aproveite o tempo para olhar para o valor que um consultor pode trazer e, em seguida, escolha cuidadosamente a consultoria certa para o trabalho", diz Edward J. Hansen, sócio do escritório de advocacia Baker & McKenzie. 

"O consultor certo não pode ser o menos caro ou então o mais caro para o trabalho. Mas tem de ter o potencial de criar valor de forma que não pode ser plenamente compreendida sem os anos de experiência que a pessoa traz para a mesa. Se um consultor vai fornecer um bom valor durante o processo de seleção, os honorários serão pagos de forma exponencial em áreas como prevenção de transição de custos”, indica.